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用人单位是否必须依法建立和完善规章制度?

日期:2026年09月16日 | 来源:深圳龙岗律师网 |  作者:深圳龙岗律师网 | 字体:大 中 小

答案是肯定的。依法建立和完善规章制度,是用人单位的法定义务而非自主选择权。规章制度既是用人单位组织生产的内部管理依据,也是保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务的制度载体。但规章制度并非一经制定即可当然适用:涉及劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律、劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的事项,必须经过职工代表大会或者全体职工讨论、与工会或者职工代表平等协商确定的民主程序,并向劳动者公示或者告知,才能作为确定双方权利义务的依据。未经民主程序制定、仅经工会事后同意、或者未向劳动者公示的规章制度,用人单位据以作出解除决定或者处罚的,人民法院不予支持。

【法条原文】
《中华人民共和国劳动法》第四条 用人单位应当依法建立和完善规章制度,保障劳动者享有劳动权利和履行劳动义务。

【法条术语】
规章制度:用人单位依照法定程序制定、在本单位内部普遍适用、用以规范劳动过程和劳动管理的规范性文件,俗称"厂规厂纪"。
民主程序:用人单位制定、修改直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时,应当经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定的法定程序。
公示或者告知:用人单位将规章制度以张贴、发放员工手册、培训签到、办公系统发布等可为劳动者知悉的方式予以公开的行为。

【关键词】
用人单位规章制度、民主程序、公示告知、劳动者切身利益、用人单位法定义务

【涉及案由】
劳动争议、劳动合同纠纷、违法解除劳动合同赔偿金纠纷

【深度理解】
一、本条的规范性质。"应当"表明这是强制性义务。用人单位未依法建立规章制度的,劳动行政部门可以依法责令改正;造成劳动者损害的,还应当承担相应的赔偿责任。

二、规章制度的双重功能。对内,它是用人单位行使管理权、组织生产经营的依据;对外,它是劳动者了解行为边界、主张权利的凭据。因此《劳动法》把"保障劳动者享有劳动权利和履行劳动义务"同时写进本条,强调规章制度不得沦为单方压制劳动者的工具。

三、《劳动合同法》第四条对民主程序的细化。凡涉及劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项,应当经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定;实施过程中工会或者职工认为不适当的,有权提出并通过协商完善;用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示,或者告知劳动者。

四、司法审查的三要件。人民法院审查规章制度能否作为裁判依据时,通常把握三项要件:实体内容不违反法律、行政法规及政策规定;程序上经过民主协商;形式上已向劳动者公示或者告知。三要件缺一不可。

五、民主程序的实质化要求。仅仅向工会或者职工代表"通报""征求意见"并不足以构成平等协商;未经民主程序制定、仅经工会事后同意的规章制度,用人单位据此解除劳动合同的,属于违法解除。

六、公示是效力发生的前提。规章制度未经公示或者告知,对劳动者不具有约束力。实践中常见的有效公示方式包括:组织专项培训并签到、发放员工手册并要求签收、在办公系统发布并设置阅读确认、在公告栏张贴并拍照留存等。用人单位对上述事实负举证责任。

七、内容违法的后果。规章制度中"员工结婚即解除劳动合同""迟到一次罚款五百元""自愿放弃社会保险"等条款,因违反法律强制性规定而无效,不因经过民主程序或者劳动者签字而生效。

八、规章制度与合同约定的效力顺位。用人单位制定的内部规章制度与集体合同或者劳动合同约定的内容不一致,劳动者请求优先适用合同约定的,人民法院应予支持,这体现了有利于劳动者的解释原则。

九、举证责任分配。因用人单位作出的开除、除名、辞退、解除劳动合同等决定发生的劳动争议,由用人单位负举证责任,规章制度的民主程序与公示事实均属其举证范围。

【相关案例】
人民法院案例库入库编号2024-07-2-490-004:某人寿保险有限公司诉马某劳动争议案。裁判要旨:劳动报酬、工作时间等涉及劳动者切身利益的规章制度,应当经职工代表大会或者全体职工讨论,并与工会或者职工代表平等协商确定;规章制度实施过程中,工会或者职工认为不适当的,有权提出修改意见;未经民主程序制定,仅经工会事后同意的规章制度,用人单位以此为由解除劳动合同的,属于违法解除。

【司法解释】
《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释(一)》(2021年1月1日起施行)第五十条 用人单位根据劳动合同法第四条规定,通过民主程序制定的规章制度,不违反国家法律、行政法规及政策规定,并已向劳动者公示的,可以作为确定双方权利义务的依据。
用人单位制定的内部规章制度与集体合同或者劳动合同约定的内容不一致,劳动者请求优先适用合同约定的,人民法院应予支持。

【相关法律法规】
《中华人民共和国劳动合同法》第四条 用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度,保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。
用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时,应当经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定。
在规章制度和重大事项决定实施过程中,工会或者职工认为不适当的,有权向用人单位提出,通过协商予以修改完善。
用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示,或者告知劳动者。

《中华人民共和国劳动合同法》第三十八条 用人单位有下列情形之一的,劳动者可以解除劳动合同:
(一)未按照劳动合同约定提供劳动保护或者劳动条件的;
(二)未及时足额支付劳动报酬的;
(三)未依法为劳动者缴纳社会保险费的;
(四)用人单位的规章制度违反法律、法规的规定,损害劳动者权益的;
(五)因本法第二十六条第一款规定的情形致使劳动合同无效的;
(六)法律、行政法规规定劳动者可以解除劳动合同的其他情形。
用人单位以暴力、威胁或者非法限制人身自由的手段强迫劳动者劳动的,或者用人单位违章指挥、强令冒险作业危及劳动者人身安全的,劳动者可以立即解除劳动合同,不需事先告知用人单位。

《中华人民共和国劳动合同法》第八十条 用人单位直接涉及劳动者切身利益的规章制度违反法律、法规规定的,由劳动行政部门责令改正,给予警告;给劳动者造成损害的,应当承担赔偿责任。

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深圳龙岗律师事务所-陈志钧律师介绍
作者简介

陈志钧律师 广东华商(龙岗)律师事务所执业律师、广东华商律师事务所合伙人

执业证号:14403200810806688 | 执业近二十年(华南理工大学法学背景) | 深圳和平商会副会长

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