股份有限公司应当将七类文件置备于本公司：公司章程、股东名册、股东会会议记录、董事会会议记录、监事会会议记录、财务会计报告以及债券持有人名册。置备义务是股东行使查阅权的前提，公司未依法制作或者保存上述材料给股东造成损失的，负有责任的董事、高级管理人员应当承担民事赔偿责任。
【法条原文】
第一百零九条 股份有限公司应当将公司章程、股东名册、股东会会议记录、董事会会议记录、监事会会议记录、财务会计报告、债券持有人名册置备于本公司。
【法条术语】
置备：将法定文件制作并存放于公司住所或者主要经营场所，供股东依法查阅、复制。
股东会会议记录：记载股东会召开时间、地点、出席情况、审议事项与表决结果的书面文件。
董事会会议记录：记载董事会会议召开与决议情况的书面文件，与董事会会议决议相互印证。
财务会计报告：公司依法编制的反映财务状况与经营成果的会计文件，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。
债券持有人名册：记载公司债券持有人姓名或者名称、住所及所持债券情况的簿册。
【关键词】
置备义务；公司章程；会议记录；财务会计报告；债券持有人名册
【涉及案由】
股东知情权纠纷；公司决议纠纷；股东资格确认纠纷；公司债券交易纠纷
【深度理解】
一、本条是股份有限公司文件置备义务的清单式规定，与第一百一十条的股东查阅权相互对应。置备是公司的作为义务，查阅是股东的请求权，二者共同构成股份有限公司股东知情权的完整结构。
二、置备义务针对的是“本公司”，即公司住所或者主要经营场所。公司不得将文件存放于异地或者交由控股股东保管而拒绝股东查阅；采用电子方式制作的，应当保证股东可以现场调取与复制。
三、七类文件覆盖公司治理与财务的全貌。章程是组织规则，股东名册反映股权结构，三类会议记录反映决策过程与表决情况，财务会计报告反映经营成果与财务状况，债券持有人名册反映公司债的债权人结构。
四、债券持有人名册的置备具有特殊意义。股份有限公司可以依法发行公司债券，债券持有人虽非股东，但对公司享有债权，其名册的置备既是公司债券管理的要求，也是债券持有人行使权利与召集债券持有人会议的基础。
五、会议记录与会议决议是不同文件。股东会会议记录记载会议全过程，会议决议则是就特定事项作出的结论。第一百一十条允许股东查阅、复制股东会会议记录、董事会会议决议、监事会会议决议，本条则要求三类会议记录均须置备，范围上略有差异但目的一致。
六、未履行置备义务的责任明确。公司董事、高级管理人员未依法履行职责，导致公司未依法制作或者保存法定文件材料，给股东造成损失的，股东可以请求负有相应责任的董事、高级管理人员承担民事赔偿责任。这一规则的依据是《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国公司法〉若干问题的规定（四）》第十二条。
七、置备义务与上市公司信息披露义务并行。上市公司除须置备上述文件外，还须依照证券法履行信息披露义务，及时、真实、准确、完整地披露定期报告与临时报告；股东查阅公司文件材料时，还应当遵守证券法等法律、行政法规的规定。
八、股东查阅、复制应当遵守保密要求。股东及其委托的会计师事务所、律师事务所等中介机构查阅、复制有关材料的，应当遵守有关保护国家秘密、商业秘密、个人隐私、个人信息等法律、行政法规的规定；泄露公司商业秘密致公司损害的，公司可以请求赔偿。
【相关案例】
暂未检索到直接适用本条的指导性案例或典型案例。
【司法解释】
《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国公司法〉若干问题的规定（四）》（2016年12月5日通过，根据2020年12月29日最高人民法院审判委员会第1821次会议修正）第十二条 公司董事、高级管理人员等未依法履行职责，导致公司未依法制作或者保存公司法第三十三条、第九十七条规定的公司文件材料，给股东造成损失，股东依法请求负有相应责任的公司董事、高级管理人员承担民事赔偿责任的，人民法院应予支持。
本条所引修订前公司法第九十七条为股份有限公司股东查阅权条文，现行法对应第一百一十条；第三十三条为有限责任公司股东查阅权条文，现行法对应第五十七条。本条是第一百零九条置备义务在责任层面的直接配套。
【相关法律法规】
《中华人民共和国公司法》（2023年12月29日第十四届全国人民代表大会常务委员会第七次会议第二次修订，自2024年7月1日起施行）第一百一十条 股东有权查阅、复制公司章程、股东名册、股东会会议记录、董事会会议决议、监事会会议决议、财务会计报告，对公司的经营提出建议或者质询。
连续一百八十日以上单独或者合计持有公司百分之三以上股份的股东要求查阅公司的会计账簿、会计凭证的，适用本法第五十七条第二款、第三款、第四款的规定。公司章程对持股比例有较低规定的，从其规定。
股东要求查阅、复制公司全资子公司相关材料的，适用前两款的规定。
上市公司股东查阅、复制相关材料的，应当遵守《中华人民共和国证券法》等法律、行政法规的规定。
《中华人民共和国公司法》（2023年12月29日第十四届全国人民代表大会常务委员会第七次会议第二次修订，自2024年7月1日起施行）第五十七条 股东有权查阅、复制公司章程、股东名册、股东会会议记录、董事会会议决议、监事会会议决议和财务会计报告。
股东可以要求查阅公司会计账簿、会计凭证。股东要求查阅公司会计账簿、会计凭证的，应当向公司提出书面请求，说明目的。公司有合理根据认为股东查阅会计账簿、会计凭证有不正当目的，可能损害公司合法利益的，可以拒绝提供查阅，并应当自股东提出书面请求之日起十五日内书面答复股东并说明理由。公司拒绝提供查阅的，股东可以向人民法院提起诉讼。
股东查阅前款规定的材料，可以委托会计师事务所、律师事务所等中介机构进行。
股东及其委托的会计师事务所、律师事务所等中介机构查阅、复制有关材料，应当遵守有关保护国家秘密、商业秘密、个人隐私、个人信息等法律、行政法规的规定。
股东要求查阅、复制公司全资子公司相关材料的，适用前四款的规定。
《中华人民共和国证券法》（1998年12月29日通过，2019年12月28日第十三届全国人民代表大会常务委员会第十五次会议第二次修订）第七十八条 发行人及法律、行政法规和国务院证券监督管理机构规定的其他信息披露义务人，应当及时依法履行信息披露义务。
信息披露义务人披露的信息，应当真实、准确、完整，简明清晰，通俗易懂，不得有虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏。
证券同时在境内境外公开发行、交易的，其信息披露义务人在境外披露的信息，应当在境内同时披露。
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