上市公司应当设董事会秘书，其法定职责包括：负责公司股东会会议和董事会会议的筹备、文件保管以及公司股东资料的管理，并办理信息披露事务等事宜。董事会秘书属于公司的高级管理人员，在上市公司信息披露与公司治理的运行中处于枢纽位置，其履职质量直接关系公司信息披露的合规水平。
【法条原文】
第一百三十八条 上市公司设董事会秘书，负责公司股东会和董事会会议的筹备、文件保管以及公司股东资料的管理，办理信息披露事务等事宜。
【法条术语】
董事会秘书：上市公司依法设置的、负责会议筹备、文件保管、股东资料管理与信息披露事务的高级管理人员。
高级管理人员：公司的经理、副经理、财务负责人、上市公司董事会秘书和公司章程规定的其他人员。
会议筹备：为股东会与董事会会议的召集、通知、议程安排、材料准备与记录所作的一系列事务性工作。
文件保管：对公司股东会与董事会会议文件、股东资料等依法妥善保存的义务。
信息披露事务：公司依法向监管机构和投资者报告、公告信息的组织与执行工作。
股东资料：记载股东姓名或者名称、持股数量、变动情况等内容的公司资料。
【关键词】
上市公司董事会秘书；会议筹备；文件保管；股东资料管理；信息披露事务；高级管理人员
【涉及案由】
证券虚假陈述责任纠纷；公司决议纠纷；股东知情权纠纷；损害股东利益责任纠纷
【深度理解】
一、本条属于强制性设置条款。上市公司必须设立董事会秘书，不得以章程约定或者公司内部安排免除。这一要求与上市公司股票公开交易、股东人数众多、信息必须对称的特点相适应。
二、本条列举的法定职责可归纳为四组：一是股东会会议与董事会会议的筹备，二是文件的保管，三是公司股东资料的管理，四是办理信息披露事务。末尾的“等事宜”表明列举并非封闭，法律、行政法规和监管规则还可以赋予其其他职责。
三、董事会秘书具有高级管理人员的法律地位。本法第二百六十五条第（一）项明确把上市公司董事会秘书列入高级管理人员范围。据此，董事会秘书受关于高级管理人员忠实义务、勤勉义务、关联交易报告、报酬披露等规范的约束，责任体系与普通董事、监事、高级管理人员一致。
四、信息披露事务是董事会秘书最核心的职责。证券法要求发行人及其他法定信息披露义务人及时依法履行信息披露义务，披露的信息应当真实、准确、完整，简明清晰，通俗易懂，不得有虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏。董事会秘书正是公司内部组织、协调与执行这一义务的责任岗位。
五、信息披露违法时的责任承担具有连带性与过错推定特征。信息披露义务人未按规定披露信息，或者公告的证券发行文件、定期报告、临时报告及其他信息披露资料存在虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏，致使投资者在证券交易中遭受损失的，信息披露义务人应承担赔偿责任；发行人的控股股东、实际控制人、董事、监事、高级管理人员和其他直接责任人员以及保荐人、承销的证券公司及其直接责任人员，应当与发行人承担连带赔偿责任，但能够证明自己没有过错的除外。
六、文件保管义务与股东权利救济相连。董事、高级管理人员等未依法履行职责，导致公司未依法制作或者保存法定公司文件材料，给股东造成损失的，负有相应责任的董事、高级管理人员须承担民事赔偿责任。董事会秘书作为文件保管的法定责任人，应当建立完整、可追溯的文件管理制度。
七、会议筹备职责与决议合法性直接相关。股东会的召集通知期限、会议主持、会议记录，董事会会议的出席人数、表决方式、会议记录与签名等，均有法定要求。董事会秘书承担筹备事务，事实上处于保证决议程序合规的第一道关口。
八、本条仅适用于上市公司。非上市的股份有限公司与有限责任公司均不负有强制设置董事会秘书的义务，其相应事务可由董事、经理或者公司章程规定的其他人员承担，这也是上市公司与非上市公司治理成本差异的一个具体体现。
【相关案例】
一、入库编号2023-08-2-314-001，李某某诉某上市公司、吴某某等证券虚假陈述责任纠纷案，案号（2020）沪民终550号。裁判要旨：董事对于上市公司证券虚假陈述给投资者造成的损失承担侵权责任，该责任的承担采过错推定原则，董事可以基于勤勉尽责而提出免责抗辩；我国法律及司法解释并未明确董事勤勉义务的具体标准，司法实践中宜根据不同情形下董事负有注意义务程度的不同而确定勤勉义务认定的类型化标准，并在个案中重点考量董事任职情况、信息来源以及董事参与信息披露文件的程度及其具体行为等因素，合理认定董事民事责任。本案明确了信息披露环节董事及高级管理人员勤勉尽责的判断因素，有助于理解本条董事会秘书办理信息披露事务所对应的注意义务标准。
二、除上述案例外，暂未检索到其他直接适用本条的直接适用本条的指导性案例或典型案例。经在人民法院案例库以“董事会秘书”为关键词检索，命中为零条；以“信息披露”为关键词检索，命中的案例集中于证券欺诈责任纠纷与债券交易纠纷，除上述案例外，其裁判要旨均非围绕董事会秘书的法定职责展开，故如实写明未再检索到直接适用本条的案例。
【司法解释】
《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国公司法〉若干问题的规定（四）》（2016年12月5日最高人民法院审判委员会第1702次会议通过，根据2020年12月23日最高人民法院审判委员会第1823次会议修正，自2021年1月1日起施行）第十二条 公司董事、高级管理人员等未依法履行职责，导致公司未依法制作或者保存公司法第三十三条、第九十七条规定的公司文件材料，给股东造成损失，股东依法请求负有相应责任的公司董事、高级管理人员承担民事赔偿责任的，人民法院应当予以支持。
注：该条引述的公司法第三十三条、第九十七条系修订前条号，分别对应现行公司法关于有限责任公司与股份有限公司股东知情权的规定。该条确立了董事、高级管理人员未依法制作或者保存公司文件材料致股东损失的赔偿责任，与本条董事会秘书负有的文件保管职责直接对应，故引为本条的关联司法解释。
《最高人民法院关于审理证券市场虚假陈述侵权民事赔偿案件的若干规定》（法释〔2022〕2号，2022年1月21日公布，自2022年1月22日起施行）第一条 信息披露义务人在证券交易场所发行、交易证券过程中实施虚假陈述引发的侵权民事赔偿案件，适用本规定。
按照国务院规定设立的区域性股权市场中发生的虚假陈述侵权民事赔偿案件，可以参照适用本规定。
本条明确了该规定的适用范围，与本条董事会秘书办理信息披露事务的职责直接相关，故引为本条的关联司法解释。
《最高人民法院关于审理证券市场虚假陈述侵权民事赔偿案件的若干规定》（法释〔2022〕2号，2022年1月21日公布，自2022年1月22日起施行）第四条 信息披露义务人违反法律、行政法规、监管部门制定的规章和规范性文件关于信息披露的规定，在披露的信息中存在虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏的，人民法院应当认定为虚假陈述。
虚假记载，是指信息披露义务人披露的信息中对相关财务数据进行重大不实记载，或者对其他重要信息作出与真实情况不符的描述。
误导性陈述，是指信息披露义务人披露的信息隐瞒了与之相关的部分重要事实，或者未及时披露相关更正、确认信息，致使已经披露的信息因不完整、不准确而具有误导性。
重大遗漏，是指信息披露义务人违反关于信息披露的规定，对重大事件或者重要事项等应当披露的信息未予披露。
本条界定了虚假陈述的认定标准，是判断董事会秘书所办理的信息披露事务是否合规的司法尺度，故引为本条的关联司法解释。
【相关法律法规】
《中华人民共和国证券法》（1998年12月29日通过，2019年12月28日第十三届全国人民代表大会常务委员会第十五次会议第二次修订，自2020年3月1日起施行）第七十八条 发行人及法律、行政法规和国务院证券监督管理机构规定的其他信息披露义务人，应当及时依法履行信息披露义务。
信息披露义务人披露的信息，应当真实、准确、完整，简明清晰，通俗易懂，不得有虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏。
证券同时在境内境外公开发行、交易的，其信息披露义务人在境外披露的信息，应当在境内同时披露。
证券法上述条文确立了信息披露的基本要求，与本条董事会秘书办理信息披露事务的职责直接衔接。
《中华人民共和国证券法》（1998年12月29日通过，2019年12月28日第十三届全国人民代表大会常务委员会第十五次会议第二次修订，自2020年3月1日起施行）第八十五条 信息披露义务人未按照规定披露信息，或者公告的证券发行文件、定期报告、临时报告及其他信息披露资料存在虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏，致使投资者在证券交易中遭受损失的，信息披露义务人应当承担赔偿责任；发行人的控股股东、实际控制人、董事、监事、高级管理人员和其他直接责任人员以及保荐人、承销的证券公司及其直接责任人员，应当与发行人承担连带赔偿责任，但是能够证明自己没有过错的除外。
证券法上述条文规定了信息披露违法的民事赔偿责任主体与连带赔偿规则，与本条董事会秘书作为高级管理人员的责任承担直接关联。
《中华人民共和国公司法》（2023年12月29日第十四届全国人民代表大会常务委员会第七次会议第二次修订，自2024年7月1日起施行）第二百六十五条 本法下列用语的含义：
（一）高级管理人员，是指公司的经理、副经理、财务负责人，上市公司董事会秘书和公司章程规定的其他人员。
（二）控股股东，是指其出资额占有限责任公司资本总额超过百分之五十或者其持有的股份占股份有限公司股本总额超过百分之五十的股东；出资额或者持有股份的比例虽然低于百分之五十，但依其出资额或者持有的股份所享有的表决权已足以对股东会的决议产生重大影响的股东。
（三）实际控制人，是指通过投资关系、协议或者其他安排，能够实际支配公司行为的人。
（四）关联关系，是指公司控股股东、实际控制人、董事、监事、高级管理人员与其直接或者间接控制的企业之间的关系，以及可能导致公司利益转移的其他关系。但是，国家控股的企业之间不仅因为同受国家控股而具有关联关系。
本条第（一）项明确将上市公司董事会秘书列入高级管理人员范围，是本条董事会秘书法律地位的规范依据。
【特别声明：本文仅供个人学习使用，不作为任何决策依据，任何人参考或采用本文或本文观点引发的任何后果由当事人自行承担！】
